La figura del Ágil Scrum Master lleva años con nosotros, ¿cómo entenderla para incorporarla o no en la gestión de nuestros proyectos?
Por un lado, tenemos al Project Manager tradicional, acostumbrado a predecir rutas óptimas, gestionar recursos para medio y largo tiempo. Por otro lado, nos encontramos con el Director de proyectos ágil, aquel que se ha tenido que adaptar a la, cada vez mayor, versatibilidad de los mercados. Y por último, nos topamos con el Ágil Scrum Master, el facilitador que ayuda y promueve el trabajo ágil del equipo, situando al cliente en el centro del proyecto. Vamos a ver a continuación, cómo el director de proyecto tradicional se convierte en un facilitador de metodologías ágiles.
Además, aparece un tercero que en ocasiones, suele crear bastante confusión. Por eso, también explicamos la diferencia entre Ágil Scrum Master y Product Owner.
ÁGIL SCRUM MASTER Y PROYECTO MANAGER SELECCIONAN UNA METODOLOGÍA
Sea cual sea el sector de actividad de la empresa, la relación entre los tres es aplicar una metodología adaptada a sus proyectos. Sin un sistema establecido, según las necesidades de los mismos, los resultados se ven claramente perjudicados. Así, vemos a continuación cómo afecta elegir o no la metodología adecuada con respecto a proyectos que cumplen con objetivos iniciales, que terminan a tiempo y proyectos que cumplen con el presupuesto estimado.
CUANDO EL PROJECT MANAGER PASA A SER TAMBIÉN ÁGIL SCRUM MASTER
Estos tres aspectos: objetivos iniciales, terminar a tiempo o cumplir plazos, y respetar el presupuesto estimado, son tres pilares clave para cualquier director de proyectos. Ahora bien, la flexibilidad es una necesidad cada vez más demanda por las empresas. Ya no hablamos del sector de desarrollo de software, ahora también está presente en otras ingenierías, en el sector del diseño, comunicación y marketing, e incluso en arquitectura y construcción.
Los directores de proyectos de estos sectores se ven en la tesitura de aplicar técnicas ágiles a sus proyectos. ¿Cómo convertirse en Ágil Scrum Master?
1/ ENCUENTRA TU HERRAMIENTA DE GESTIÓN ÁGIL
Lo primero de todo es saber qué herramienta cumple con nuestras necesidades. Se trata de un proceso difícil, especialmente si no sabemos bien qué tipo de herramientas hay en el mercado y cuál nos podemos adaptar mejor a ella. Por eso, es importante saber que por un lado tenemos listados de tareas (Trello), gestores tareas (Asana) y gestores de proyectos (Sinnaps). Sabiendo qué diferencia hay entre un planificador de tareas vs un gestor de proyectos, podemos averiguar qué tipo de herramienta comenzamos a probar.
2/ APLICA TÉCNICAS ÁGILES, AQUÍ VAN ALGUNOS EJEMPLOS PARA EL ÁGIL SCRUM MASTER
Existen varias maneras de aplicar Agile a nuestros proyectos. Por ejemplo, una forma en la que el Ágil Scrum Master empieza a dar flexibilidad a sus planificaciones, es creando un plan desde el inicio adaptado posibles escenarios y teniendo en cuenta negociaciones clave con los especialistas de las fases o historias de usuario y épicas en Scrum.
¿De qué tratan estas negociaciones? Para arrancar con el proyecto, convocamos al equipo para una reunión Kick-off. Uno de los objetivos será extraer preguntas del equipo, que deberemos resolver una vez iniciado el proyecto. Después, vamos negociando tiempos y recursos con los responsables de las actividades para crear una planificación lo más realista posible. Y por último, creamos posibles escenarios con la información que tenemos en este comienzo de proyecto.
3/ PLANIFICA EL PROYECTO DESDE EL INICIO, APLICANDO PREDICCIÓN Y AGILIDAD
Para combinar ambas técnicas, desde Sinnaps aconsejamos planificar primero a largo plazo, las fases y los hitos del proyecto, para después utilizar métodos ágiles para añadir detalles en el plan, a medida que vamos teniendo más información o vamos hablando con el cliente.
En esta planificación inicial a medio o largo plazo, ya podemos detectar caminos críticos, cuellos de botella e incluso prever escenarios con posibles cambios conocidos.
4/ FACILITA E IMPLEMENTA LA AGILIDAD EN EL EQUIPO, A TRAVÉS DE LA COMUNICACIÓN
El Ágil Scrum Master es el encargado de promover un trabajo ágil en el equipo. Es decir, ajustar cada cambio en la planificación, comunicando a todo el mundo cómo proceder desde ese momento. Esto se consigue gestionan adecuadamente la comunicación dentro del equipo.
Otra manera de comunicarse nada más producirse el cambio, es a través de herramientas colaborativas. Hoy día, esto es fácil de encontrar. Basta con usar un gestor online, para que todo el equipo sea notificado del cambio en la planificación.
En definitiva, el Project Manager que pasa a ser Ágil Scrum Master sigue con sus ocupaciones como gestión de recursos, tiempos, disponibilidades del equipo, gestión de presupuestos, etc. Mientras que se le incorporan otras tareas como gestión de incertidumbre, comunicación constante con el cliente y con el equipo, gestión de escenarios y facilitador de herramientas ágiles para todos.
EL ÁGIL SCRUM MASTER Y PRODUCT OWNER
La línea entre e Ágil Scrum Master y el Product Owner es bastante fina. El primero se centra en aportar flexibilidad y agilidad al proyecto, facilitando las herramientas y la comunicación posible para el resto del equipo. La responsabilidad del segundo se centra más en descubrir necesidades en todo el alcance del proyecto, controlando siempre el retorno económico del mismo.
ÁGIL SCRUM MASTER
- Elimina obstáculos que impidan una gestión ágil
- Define un entorno de trabajo adecuado para que el equipo sea eficiente
- Asegura una buena dinámica de equipo
- Mantiene una buena relación entre el equipo, stakeholders externos y el Project Owner
- Previene interrupciones y distracciones que afecten al equipo, protegiéndole de posibles problemas durante la ejecución del proyecto.
PRODUCT OWNER
- Define el alcance del proyecto, teniendo capacidad para modificarlo
- Estima costes y presupuesta el proyecto
- Identifica las necesidades para la ejecución del proyecto
- Asegura un retorno económico
- Controla el Valor Ganado del proyecto
- Establece una relación de win-win con el cliente y la empresa
- Trabaja con una visión estratégica del negocio
Los roles en un equipo Scrum pueden variar en función del tamaño y necesidades del mismo, así como del nivel de ‘Agile’ requerido. Así, se establecen roles encargados todos ellos de seguir una gestión ágil, pero al mismo tiempo controlada y optimizada. Así, la metodología ágil se une a la tradicional en muchos de los sectores que mencionábamos al principio.
En concreto, la construcción se aferra a los métodos tradicionales por el tipo de producto. Sin embargo, siempre suceden cambios sobre el terreno de ejecución, siendo las desviaciones presupuestarias una de sus mayores cruces. Para ello, en Europa ya se llevan aplicando la técnica las líneas base, dentro del marco de la metodología de trabajo BIM.
Para el resto de sectores, las herramientas que permiten esta combinación de ágile y predictivo, y al mismo tiempo son colaborativas, tienen cada vez más peso entre las empresas más competitivas.
Fuente: https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/agil-scrum-master